Déclarer et traiter une absence

Envoyez une demande depuis Discord et suivez sa validation dans StaffNest.

Une absence précise quand une personne sera indisponible. Elle est En attente, Approuvée ou Refusée. Le calendrier présente les absences approuvées.

Déclarer votre absence depuis Discord

Avant de commencer : vous devez faire partie du staff du serveur et le bot doit être disponible.

Sur le Discord de votre communauté, lancez /absence.
Renseignez le début, la fin et la raison de votre absence dans les champs proposés.
Vérifiez les dates et envoyez la demande.
Attendez sa validation, sauf si votre serveur a activé l’approbation automatique.

Résultat attendu : la demande est enregistrée dans StaffNest. Elle peut aussi apparaître dans le salon d’absences configuré pour que les responsables la traitent.

Vous retrouvez vos demandes dans Mon profil → Mes absences. Le guide du bot présente aussi l’espace personnel /staffnest.

Déclarer depuis le panel

L’écran global Absences est réservé aux personnes disposant de Approuver les absences. Si vous avez cet accès :

Ouvrez Absences → Déclarer une absence.
Choisissez la Date de début et la Date de fin.
Activez Préciser des horaires si vous êtes absent seulement une partie de la journée.
Indiquez une raison, puis cliquez sur Soumettre.

Cette déclaration concerne votre propre fiche. Si vous ne voyez pas cet écran, utilisez /absence sur Discord.

Bien renseigner la période

Sans horaires, l’absence couvre les journées entières, dernier jour compris.
Avec horaires, la fin doit être strictement postérieure au début.
Les horaires d’absence sont exprimés en heure de Paris — Europe/Paris, même si votre ordinateur utilise un autre fuseau.

Par exemple, une absence du 12 au 14 novembre sans horaires couvre les trois journées. Pour une indisponibilité de quelques heures, renseignez la même date et les deux horaires.

Approuver ou refuser une demande

Accès nécessaire : Approuver les absences, ou une délégation valide sur le pôle concerné.

Ouvrez Absences → En attente, ou l’espace de votre pôle si vous intervenez par délégation.
Vérifiez le membre, la période et la raison.
Choisissez Approuver ou Refuser.
Vérifiez le nouveau statut de la demande.

Les responsables autorisés peuvent également traiter une demande avec les boutons de son message Discord. Ce parcours exige une fiche staff reconnue et la permission Discord Gérer les rôles ; une délégation de pôle seule ne suffit pas. Un message privé de décision peut être envoyé au membre ; sa réception dépend notamment des paramètres de confidentialité Discord.

Une délégation de pôle autorise le traitement des demandes des autres membres de ce pôle. Elle ne permet pas de valider sa propre absence.

Lire le planning

Dans Absences, utilisez 14 j pour voir les prochaines disponibilités de l’équipe, ou Mois pour consulter une période plus large. Les demandes en attente n’apparaissent pas comme des absences validées dans le planning.

Approuver tout traite plusieurs demandes : utilisez-le après avoir vérifié les périodes concernées.

Corriger ou annuler une demande

L’écran ne propose pas de modification directe de la période ou de la raison d’une demande existante. Si vous vous êtes trompé, contactez un responsable autorisé : il peut supprimer la demande incorrecte dans Absences. Déclarez ensuite une nouvelle absence avec les bonnes informations si nécessaire.

Pour un retour anticipé, signalez-le également au responsable afin que le planning ne continue pas à présenter une période qui n’est plus exacte. Ne créez pas une deuxième demande identique pour corriger un statut.

Une absence approuvée décrit une disponibilité sur une période ; le statut administratif En congé de la fiche staff est une information distincte. Vérifiez le planning des absences pour connaître les dates précises.

La demande ne semble pas prise en compte

Vérifiez son statut : une demande envoyée n’est pas forcément approuvée.
Contrôlez la période affichée dans le calendrier et la présence d’horaires.
Si le bouton indique que la demande a déjà été traitée, actualisez : un autre responsable a pu décider entre-temps.
Si le message Discord manque, faites vérifier le salon configuré et les permissions du bot dans Configuration du serveur.