Organiser les pôles et fonctions

Un pôle rassemble les personnes qui travaillent ensemble. Une fonction décrit une mission : recrutement, formation, animation… Un membre peut appartenir à plusieurs pôles et cumuler plusieurs fonctions.

Accès nécessaire : Gérer les membres staff. Désigner les responsables, modifier les délégations ou associer une fonction à un rôle Discord demande aussi Accès aux paramètres.

Créer un pôle

1. Ouvrez Pôles & fonctions.
2. Cliquez sur Créer un pôle.
3. Renseignez son nom, sa couleur et sa description.
4. Si nécessaire, activez les Délégations aux responsables : gestion des absences ou gestion des tâches et statistiques du pôle.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat attendu : le pôle apparaît dans l’onglet Pôles. Vous pouvez ouvrir son espace pour consulter l’équipe et les éléments accessibles avec vos droits.

Commencez avec quelques pôles qui correspondent à de vraies équipes, par exemple Modération et Communication. Une mission occasionnelle, comme « Formateur », peut plutôt être représentée par une fonction.

Ajouter des membres au pôle

1. Dans Pôles, choisissez Ouvrir le pôle.
2. Dans L’équipe du pôle, cliquez sur Ajouter des membres.
3. Recherchez et sélectionnez les personnes à ajouter.
4. Vérifiez votre sélection, puis confirmez l’ajout.

Les autres affectations des personnes sélectionnées sont conservées. Pour ajuster l’ensemble des pôles et fonctions d’une seule personne, ouvrez Affectations, cherchez son nom et cliquez sur Affecter. Le même suivi est accessible depuis sa fiche staff avec Gérer les affectations.

Exemple issu de la démo, avec des données fictives. Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

Désigner un responsable

1. Dans Affectations, choisissez Affecter sur le membre concerné.
2. Sélectionnez son pôle, puis indiquez qu’il en est Responsable.
3. Enregistrez l’affectation.
4. Vérifiez dans la configuration du pôle les délégations qui lui sont accordées.

Un périmètre précis

Être responsable d’un pôle ne donne pas automatiquement les droits d’administration du panel. Les délégations portent sur ce pôle. Un responsable utilisant uniquement la délégation d’absences ne peut pas approuver sa propre demande.

Le responsable de suivi d’une fiche staff est une autre affectation : il accompagne une personne au quotidien. Voir Ajouter et suivre un membre.

Créer et attribuer une fonction

1. Ouvrez l’onglet Fonctions, puis Créer une fonction.
2. Choisissez son nom et sa couleur.
3. Laissez l’attribution manuelle, ou choisissez un Rôle Discord associé si vous souhaitez une synchronisation.
4. Enregistrez.
5. Pour une attribution manuelle, ouvrez Affectations → Affecter et sélectionnez la fonction.

Une fonction synchronisée provient du rôle Discord correspondant. Pour retirer cette origine, retirez le rôle sur Discord ; une attribution manuelle éventuelle reste indépendante. La fonction ne change ni le grade ni les permissions du panel.

Utiliser le pôle au quotidien

1. Ouvrez l’espace du pôle pour retrouver ses responsables et ses membres.
2. Dans Tâches du pôle, créez une tâche si vos droits le permettent, puis choisissez son responsable et son échéance.
3. Consultez Absences du pôle pour traiter les demandes relevant de votre délégation.
4. Utilisez les pages de wiki réservées au pôle pour partager les procédures de cette équipe.

Les membres, responsables et fonctions sont aussi visibles dans l’organigramme. Pour travailler depuis Discord, consultez l’espace /poles dans le guide des commandes.

Consulter l’activité du pôle

Selon vos droits, l’espace du pôle affiche ses tâches, ses absences à traiter et ses statistiques sur 7, 30 ou 90 jours. Comparer les pôles permet de rapprocher les effectifs et les tâches terminées.

Le ratio Terminées / membre utilise l’effectif actuel. Le Taux de réalisation concerne les tâches créées sur la période. Une personne présente dans plusieurs pôles compte dans chacun : ces chiffres servent de repères, pas de mesure complète de la qualité du travail.

Un membre n’apparaît pas dans les affectations

Dans Affectations, consultez Membres indisponibles pour une affectation, puis Voir la fiche. Le motif indique la situation à vérifier : ancien membre, statut inactif ou averti défini sur la fiche, blacklist, départ Discord ou problème d’accès du compte.

Corrigez la situation réelle avant de réessayer. Si toute la liste est vide, contrôlez également la recherche et le serveur sélectionné.

Une fiche au statut En congé peut conserver ses affectations. À l’inverse, un statut Inactif ou Averti défini sur la fiche empêche une nouvelle affectation. L’inactivité simplement déduite de la dernière activité n’est pas ce statut manuel : vérifiez la fiche avant de la modifier.

Archiver un pôle

Dans sa configuration, Archiver désactive le pôle et ses délégations tout en conservant ses affectations dans l’historique. Utilisez Afficher les pôles archivés pour le retrouver et Restaurer si vous souhaitez le remettre en service.