Recruter et préparer une arrivée

Le recrutement suit deux moments distincts : examiner une candidature, puis préparer l’arrivée du candidat accepté dans l’équipe.

Vous souhaitez rejoindre une équipe ?

Cette page s’adresse aux recruteurs. Pour remplir un formulaire et suivre votre demande, consultez Envoyer une candidature.

Avant de commencer

Vous devez disposer de Gérer le recrutement pour créer les postes et traiter les candidatures. Préparer une arrivée nécessite aussi Gérer le staff. Certains choix, comme le grade ou l’accès au panel, demandent les permissions correspondantes.

Préparez les grades, rôles et permissions nécessaires avant d’ouvrir le recrutement.

Publier un poste

1. Ouvrez Recrutement et cliquez sur Nouveau poste.
2. Renseignez le titre, la description et le grade visé.
3. Indiquez les conditions pour candidater.
4. Composez le formulaire : texte libre, choix unique ou choix multiple.
5. Si nécessaire, définissez une limite de candidatures et une date de fermeture.
6. Vérifiez les informations puis publiez le poste. Partagez le lien de candidature proposé par le panel.

Résultat : les réponses arrivent dans le poste concerné. La date de fermeture saisie dans le panel est interprétée dans votre fuseau local.

Les quatre étapes de création séparent les informations du poste, les prérequis, les questions et les réglages. Pour un choix unique ou multiple, renseignez des options distinctes et non vides. Préférez quelques questions qui aident réellement à décider : expérience, disponibilités et mise en situation, par exemple.

Le grade visé décrit le poste. Il n’est pas attribué au candidat au moment où il remplit le formulaire.

Partager le formulaire et gérer les ouvertures

Utilisez le bouton Lien candidature du poste pour récupérer la bonne adresse. Partagez ce lien aux candidats ; l’adresse interne que vous utilisez pour examiner les réponses demande des droits de recruteur.

Vous pouvez Fermer le poste pour arrêter les nouveaux dépôts tout en conservant les candidatures à examiner. Les postes fermés restent accessibles dans la section correspondante. La limite de candidatures et la date de fermeture peuvent également arrêter les dépôts.

Pour reprendre un recrutement, utilisez l’action de réouverture proposée. Si l’ancienne date de clôture est dépassée, Rouvrir sans date limite enlève cette échéance. La réouverture conserve les candidatures reçues ; elle ne remet pas leur compteur à zéro. Vérifiez les conditions affichées avant de partager à nouveau le lien.

Examiner une candidature

1. Ouvrez le poste puis sélectionnez une candidature.
2. Lisez les réponses et ouvrez Suivi de candidature.
3. Désignez un responsable.
4. Faites évoluer l’étape : Reçue, Entretien ou Essai.
5. Ajoutez vos notes de suivi, puis cliquez sur Enregistrer le suivi.

Les filtres par étape, responsable et statut permettent de retrouver les dossiers en attente. Pour comparer les réponses, sélectionnez deux ou trois candidatures puis cliquez sur Comparer.

Information	Ce qu’elle représente
Statut En attente / En révision / Acceptée / Refusée	La situation générale et la décision.
Étape Reçue / Entretien / Essai	L’avancement de votre examen.
Responsable	La personne qui prend en charge le dossier.
Notes de suivi internes	Le contexte et les vérifications pour les recruteurs.

Passer à Entretien ou Essai place une candidature non décidée en révision. L’étape Essai du recrutement ne crée pas à elle seule le parcours d’intégration de la fiche staff.

Notes internes et message au candidat

Les notes de suivi et la note de décision interne ne sont jamais envoyées au candidat. Le message destiné au candidat se rédige séparément. Le message privé Discord dépend de l’activation des notifications et de la possibilité d’écrire au destinataire ; l’affichage d’un message sur la page de candidature est actuellement disponible après un refus.

Accepter ou refuser

Cliquez sur Accepter ou Refuser, vérifiez votre note et l’éventuel message au candidat, puis confirmez la décision.

Pour expliquer la décision, cochez Ajouter un message au candidat et choisissez la destination. Une Note de décision interne sert uniquement à l’équipe. Évitez d’y placer un texte que vous souhaitez transmettre en pensant qu’il sera envoyé automatiquement.

Pour accompagner une acceptation d’un message, privilégiez MP Discord si les notifications sont activées, puis vérifiez sa réception. L’option Page de candidature peut être proposée, mais l’écran d’acceptation affiche actuellement le statut sans ce message. Si le MP est indisponible, contactez le candidat par le moyen convenu avec lui.

Une acceptation ne suffit pas à créer la fiche staff ni à distribuer les rôles Discord. Utilisez ensuite Préparer l’arrivée pour choisir explicitement ces éléments.

Préparer l’arrivée d’un candidat accepté

1. Enregistrez les éventuelles modifications du suivi.
2. Cliquez sur Préparer l’arrivée.
3. Vérifiez l’identité et l’identifiant Discord du candidat.
4. Choisissez, selon vos droits, son accès au panel et son grade.
5. Définissez un référent et une fin d’essai si un parcours d’intégration n’existe pas déjà.
6. Ajoutez les pôles et fonctions utiles. Sélectionnez les rôles Discord à attribuer si cette option est disponible.
7. Relisez le résumé puis cliquez sur Confirmer l’arrivée.

StaffNest crée une fiche ou rattache la candidature à la fiche existante. Un parcours d’intégration existant conserve son référent, ses dates et sa progression. Les rôles Discord et affectations déjà présents sont conservés ; cette étape ne nomme pas automatiquement un responsable de pôle.

La validation de la période d’essai reste manuelle. Poursuivez avec les formations et l’intégration.

Un parcours complet, sans perdre le dossier

Après un entretien concluant, acceptez la candidature, préparez l’arrivée avec un référent et une fin d’essai, puis ouvrez le parcours de formation. Créez au besoin une tâche de suivi pour rappeler au référent le point à faire avant la décision finale.

Supprimer avec discernement

Fermer le poste conserve ses dossiers. Supprimer une candidature retire ce dossier, et Supprimer ce poste retire le poste et ses candidatures. Utilisez une fermeture si vous voulez simplement arrêter le recrutement, et un refus si vous voulez conserver la trace d’une décision.

Si quelque chose bloque

• Préparer l’arrivée est indisponible : vérifiez l’acceptation, l’identifiant Discord, les modifications non enregistrées et vos permissions.
• L’arrivée est enregistrée mais les rôles Discord ne sont pas attribués : utilisez Réessayer l’attribution Discord après correction des permissions ou de la hiérarchie des rôles. Ne recréez pas la fiche.
• Un autre responsable a modifié le dossier : rechargez la version actuelle avant de reprendre votre décision.
• Une candidature reste oubliée : utilisez À traiter ou créez une alerte de candidature en attente.
• Un candidat n’a pas reçu de message privé : vérifiez la destination choisie, l’activation des notifications et la possibilité pour le bot de lui écrire. Un message privé manquant ne signifie pas que la décision n’a pas été enregistrée.