Créer une automatisation

Choisissez un modèle, vérifiez les personnes ou dossiers concernés et activez une règle de suivi sans mauvaise surprise.

Une automatisation associe une condition à une ou plusieurs actions. Commencez par une notification simple, vérifiez son résultat, puis adaptez la règle aux habitudes de votre équipe.

Avant de commencer

Vous devez pouvoir gérer les paramètres, ainsi que le domaine concerné par le déclencheur : sanctions, staff, recrutement, tickets ou formations. Envoyer des notifications demande aussi le droit d’envoyer des annonces. Les choix proposés dépendent de vos permissions.

Pour une notification Discord, choisissez un salon réservé aux personnes concernées et accessible au bot.

Choisir ce qui déclenche la règle

Déclencheur	Ce qui est vérifié
Seuil de sanctions	À l’ajout d’une sanction, le nombre de sanctions récentes du même joueur, selon le type et la période choisis.
Inactivité du staff	Un membre encore au statut Actif, non blacklisté, sans activité enregistrée depuis le nombre de jours choisi.
Candidature à prendre en charge	Une candidature en attente, encore à l’étape Reçue, dont le dépôt dépasse le délai choisi.
Ticket urgent sans responsable	Un ticket urgent, ouvert ou en attente, toujours sans responsable après le délai choisi depuis l’ouverture.
Fin d’essai à valider	Un essai non validé qui arrive à échéance dans les prochains jours, ou qui est déjà échu, pour un membre actif.
Formation obligatoire incomplète	Une formation obligatoire pour le grade actuel, non terminée par un membre actif après le délai choisi.

Pour la formation, le délai commence à la plus récente de ces dates : arrivée du membre, création du module ou début d’intégration. Une formation jamais commencée peut donc être concernée. Une formation dont toutes les étapes sont terminées, mais qui attend seulement la validation d’un responsable, n’est pas considérée comme incomplète par cette alerte.

Le seuil de sanctions compte les sanctions du casier du joueur concerné, pas les avertissements internes d’une fiche staff. Les sanctions retirées et celles créées par une automatisation ne sont pas comptées dans ce seuil.

Partir d’un modèle

L’écran Automatisations propose huit modèles :

Alerter sur les avertissements : trois avertissements en sept jours.
Recontacter le staff inactif : quatorze jours sans activité.
Mettre à jour les statuts : trente jours sans activité.
Consigner une récidive : ajouter un avertissement au casier après un seuil de sanctions.
Repérer les candidatures en attente : trois jours sans première prise en charge.
Prendre en charge les tickets urgents : deux heures sans responsable.
Anticiper les fins d’essai : trois jours avant la fin, en incluant les essais déjà échus.
Suivre les formations obligatoires : sept jours sans formation terminée.

Ces valeurs sont des points de départ modifiables, pas des délais imposés à votre serveur.

Simuler, enregistrer et activer

Ouvrez Automatisations, puis choisissez un modèle ou Nouvelle règle.
Donnez un nom explicite, par exemple « Candidatures à relancer après trois jours ».
Réglez le déclencheur et son délai.
Choisissez les actions et leur destination.
Dans Vérification, relisez le résumé puis cliquez sur Simuler sans exécuter.
Examinez les cibles et les actions prévues, ignorées ou bloquées. Pour un seuil de sanctions, renseignez le scénario à essayer.
Enregistrez la règle en pause.
Depuis la liste, cliquez sur Activer, vérifiez l’aperçu présenté puis confirmez.

Résultat : la règle pourra agir lors des prochaines conditions correspondantes. La simulation n’envoie aucun message et ne crée ni sanction ni changement de statut. Si vous modifiez les réglages, relancez la simulation avant d’enregistrer.

Comprendre les actions disponibles

Les règles de sanctions et d’inactivité peuvent proposer : notifier un salon, envoyer un message privé, ajouter une sanction au casier ou marquer un membre inactif, selon vos droits. Une règle contient de une à cinq actions.

Action	À prévoir avant l’activation
Notifier un salon	Un salon du bon serveur, accessible au bot et aux responsables concernés.
Envoyer un message privé	Une cible dont l’identité Discord est connue ; ses réglages Discord peuvent empêcher la réception.
Ajouter une sanction au casier	Le type de sanction et un motif compréhensible.
Marquer le membre du staff inactif	Une cible qui appartient au staff ; cette action change son statut.

Les quatre déclencheurs de suivi — candidature, ticket, essai et formation — envoient uniquement une notification dans un salon, avec un récapitulatif et les liens des dossiers. Ils ne prennent pas de décision à la place de l’équipe.

Comprendre la simulation

La simulation utilise la configuration du formulaire et les données actuelles. Une cible détectée signifie que les conditions sont réunies au moment de cet essai. Cela ne garantit pas la livraison future d’un message : un salon peut devenir inaccessible ou un membre peut fermer ses messages privés.

Prévue : l’action s’appliquerait aux cibles indiquées.
Ignorée : cette action n’a pas de cible adaptée ou son effet n’est pas nécessaire dans ce scénario ; lisez l’explication.
Bloquée : un prérequis manque. Corrigez le problème avant l’activation.

Pour un seuil de sanctions, indiquez le joueur et le type de sanction à ajouter virtuellement. L’essai tient compte de son historique actuel, mais n’ajoute aucune vraie sanction.

Une règle peut ne trouver aucune cible aujourd’hui et rester utile pour les prochains dossiers. À l’inverse, une règle nouvellement activée peut trouver des dossiers déjà anciens qui correspondent à ses conditions. La simulation sert aussi à vérifier ce premier ensemble de cibles.

Éviter les relances répétées

L’inactivité déclenche une action une seule fois par membre et par période d’inactivité. Une nouvelle activité doit être enregistrée, puis le délai d’inactivité doit être dépassé à nouveau pour permettre un nouveau déclenchement.

Modifier ou désactiver puis réactiver cette même règle ne relance pas les membres déjà traités pour la même période. Les membres aux statuts En congé, Inactif ou Ancien ne sont pas ciblés par cette règle. Si une personne est absente, vérifiez aussi le statut affiché sur sa fiche.

Les alertes de dossiers ne sont pas renvoyées à chaque vérification pour le même dossier ou cycle de suivi. Pour les essais, changer l’échéance peut créer une nouvelle occasion d’alerte.

Évitez de créer plusieurs règles équivalentes vers le même salon. Avant d’ajouter une règle, recherchez si une règle existante couvre déjà le besoin.

Contrôler le résultat et arrêter une règle

Ouvrez Historique pour consulter les exécutions, leurs actions et leurs résultats. Filtrez par règle, résultat ou dates, puis ouvrez le détail pour voir la cible, l’explication et le résultat par destinataire. Les filtres de date sont en UTC ; les heures sont affichées dans votre fuseau local.

Résultat	Comment le lire
En cours	L’exécution n’a pas encore de résultat final.
Réussie	Les actions applicables ont abouti ; certaines actions sans cible adaptée peuvent avoir été ignorées.
Ignorée	Aucune action n’a été exécutée pour cette cible ; l’explication indique pourquoi.
Partielle	Les actions ou les destinataires n’ont pas tous obtenu le même résultat. Consultez le détail.
Échec	L’exécution a échoué ; l’explication aide à identifier le problème.
Non confirmée	StaffNest n’a pas pu confirmer l’effet. Vérifiez le salon, le message privé ou la fiche avant de reproduire l’action.

Le compteur de déclenchements ne suffit pas à savoir si chaque message a été reçu : consultez l’historique détaillé.

Mettre en pause arrête les prochaines exécutions. Cela n’annule pas les messages ou changements déjà effectués. La suppression d’une règle conserve son historique d’exécution.

Pour modifier une règle, cliquez sur Modifier, adaptez le déclencheur ou les actions et relancez la simulation. Une règle active reste active après confirmation des modifications. Mettez-la d’abord en pause si vous voulez préparer les changements sans qu’elle continue d’agir.

Un serveur peut conserver jusqu’à 25 règles, actives et en pause confondues. Gardez des noms explicites et supprimez les doublons devenus inutiles.

Si quelque chose bloque

Aucune alerte juste après l’activation : les contrôles de dossiers et d’inactivité sont périodiques. Ils ne constituent pas une relance instantanée à chaque clic sur Activer.
Le salon ne peut pas être choisi ou validé : vérifiez qu’il appartient au serveur et que le bot peut y accéder.
Un ticket urgent n’est pas ciblé : vérifiez son statut, son responsable, son ancienneté et les restrictions de sa catégorie. Les tickets réservés à certains rôles du panel sont exclus de cette alerte.
Un membre déjà relancé n’est plus ciblé : vérifiez son statut et l’existence d’une nouvelle période d’activité puis d’inactivité ; ne recréez pas une règle juste pour forcer une relance.
Une règle a changé ailleurs : fermez l’éditeur, actualisez la liste et repartez de la version récente.

Si une règle ne se déclenche pas, vérifiez son activation, les conditions exactes, les droits, le salon cible et l’historique. Consultez aussi le guide de dépannage.