Planifier et suivre une réunion

Invitez l'équipe, distinguez les réponses des présences et transformez les décisions en tâches.

Les Réunions réunissent l’horaire, les participants, les réponses aux invitations et le compte-rendu dans un même dossier.

Accès nécessaire : les membres du panel peuvent consulter les réunions du serveur et indiquer leur intention de participer. Gérer les réunions permet de les créer et de les modifier.

Planifier une réunion

Ouvrez Réunions → Planifier une réunion.
Renseignez le titre, la Date & Heure, la durée, le lieu et l’ordre du jour.
Sélectionnez les participants attendus.
Choisissez éventuellement un Salon vocal Discord pour la détection de présence.
Activez Notifier les participants par DM Discord si vous souhaitez leur envoyer une invitation privée.
Cliquez sur Créer, puis vérifiez la réunion dans À venir.

Résultat attendu : le dossier de réunion est enregistré. Les publications et invitations Discord dépendent des salons configurés et des options choisies.

La date et l’heure saisies sur le web suivent le fuseau local du navigateur. Vérifiez l’heure affichée avant de l’annoncer à une équipe répartie dans plusieurs pays. Si le salon vocal ne charge pas, réessayez avec le bouton proposé ; ne remplacez pas un salon connu par un autre au hasard.

Le bot propose également /reunions. Consultez le guide des commandes pour préparer ou consulter une réunion depuis Discord.

Répondre à une invitation

Retrouvez la réunion dans À venir.
Dans Votre présence, choisissez Je compte venir, Je ne viendrai pas ou À confirmer.
Vérifiez la confirmation de votre réponse.

Vous pouvez aussi répondre depuis les boutons Discord proposés. Une réponse indique votre intention de participer ; elle ne constitue pas une présence observée.

Votre réponse peut être enregistrée même si vous n’étiez pas dans la sélection initiale des invités. La liste distingue les invitations, les réponses et les présences : leurs totaux ne sont pas nécessairement identiques.

Indication	Ce qu’elle signifie
Invitations actuelles	Les personnes actuellement attendues.
Réponses oui datées	Les réponses « oui » enregistrées, par les personnes elles-mêmes ou par l’organisateur. La fiche précise leur origine.
Présences observées	Les personnes dont la présence a été relevée, notamment dans le vocal configuré.

La détection vocale dépend du bot, du salon choisi et de la période de la réunion. Une présence détectée ne mesure pas à elle seule la durée ou la qualité de la participation.

Vérifier les invitations Discord

Dans le détail, consultez Invitations privées : envoyées, en attente, refusées ou incertaines.

Continuer les invitations reprend les envois restants.
Réessayer les refus permet de reprendre les envois refusés après avoir corrigé leur cause.
Un résultat incertain peut correspondre à un message déjà reçu : vérifiez Discord avant de créer un autre envoi.

Vous pouvez Mettre en pause après ce lot pendant une diffusion, puis reprendre depuis la réunion. Une invitation privée non reçue ne supprime pas la personne de la liste des participants.

Si la publication du message du salon a échoué, le dossier peut tout de même être enregistré. Utilisez Réessayer la synchronisation lorsqu’il est proposé, après vérification du salon et des permissions du bot.

Modifier ou annuler

Ouvrez le détail, puis Modifier pour corriger l’horaire, le lieu ou les participants. Relisez le résumé avant d’enregistrer. Si un autre responsable a changé la réunion, comparez la version actuelle et reprenez vos modifications au lieu d’écraser son travail.

Si la réunion n’aura pas lieu, choisissez Annuler la réunion. Pour une réunion achevée, utilisez Terminer. Ces statuts conservent le dossier et son contexte ; Supprimer retire le dossier et ne doit pas servir de simple clôture.

Rédiger le compte-rendu et suivre les décisions

Ouvrez Compte-rendu, puis le bouton de rédaction ou de modification.
Résumez les sujets discutés et les décisions prises.
Ajoutez les décisions qui demandent un suivi et enregistrez.
Pour une décision encore ouverte, choisissez Créer une tâche de suivi.
Ouvrez la tâche dans À traiter pour choisir son responsable et son échéance.

La tâche créée n’a initialement ni responsable ni rappel. Complétez-la pour que quelqu’un puisse réellement la prendre en charge. Une décision liée à une tâche poursuit son suivi dans cette tâche ; évitez de créer une seconde tâche identique.

Une personne ou une réponse manque

Vérifiez la liste des participants, le compte Discord utilisé et l’état de la réunion. Pour un message privé manquant, consultez le bilan d’envoi. Pour une présence vocale manquante, contrôlez le salon choisi, l’horaire et la disponibilité du bot : ne déduisez pas automatiquement une absence à partir d’une seule donnée manquante.